Registrul general de evidenţă al salariaţilor

Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, numai prin incheierea unui contract individual de munca, in temeiul caruia persoana fizica, in calitate de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu. Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului. Completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator. I. Dreptul de a contracta servicii de completare si transmitere a registrului Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare.  In situatia contractarii serviciilor de completare si transmitere a registrului de catre prestatori inregistrati, angajatorul are obligatia informarii, in scris, a inspectoratului teritorial de munca despre incheierea contractului de prestari servicii. Contractarea serviciului de completare si transmitere a registrului nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de HG nr. 500/2011. Angajatorii/prestatorii care opereaza efectiv in registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. II. Intocmirea si completarea registrului Registrul se intocmeste in forma electronica. Registrul se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente: elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetatenia si tara de provenienta - Uniunea Europeana - UE, non-UE, Spatiul Economic European - SEE; data angajarii; perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea; functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative; tipul contractului individual de munca; durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia; salariul, sporurile si cuantumul acestora; perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale; data incetarii contractului individual de munca. Completarea, respectiv inregistrarea in registru a elementelor prevazute mai sus se face dupa cum urmeaza: la angajarea fiecarui salariat, elementele prevazute la lit. a)-g) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza; elementul prevazut la lit. g) se completeaza si pentru contractele individuale de munca deja inregistrate, in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari; elementele prevazute la lit. h) se inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii; elementele prevazute la lit. i) se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca; pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior inceperii detasarii. Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati: prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii; prin e-mail, pe baza de semnatura electronica; prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator. Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica, care au delegata competenta infiintarii registrului. Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii au obligatia de a completa si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au angajatorii sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat, cu obligatia completarii acestuia. III. Obligatii ale angajatorului a) Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru. b) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia: copii ale documentelor existente in dosarul personal; copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul. c) Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii. Registrele infiintate si inregistrate in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori, in conditiile legii. HG nr. 500/2011privind registrul general de evidenta a salariatilorintra in vigoare la data de 1 august 2011. Pentru mai multe informatii consultati: Hotararea nr. 500 din 18 mai 2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor publicata in Monitorul Oficial cu numarul 372 din data de 27 mai 2011.